- Organizator Sve sajamske priredbe pod nazivom «EV Ecosystem Expo (EEE)» organizira Fairpoint d.o.o. Zagreb, Sajmišna cesta 8 (u daljnjem tekstu Organizator).
- Prijava i potvrda sudjelovanja Za sudjelovanje na sajmu EV Ecosystem Expo (EEE), Izlagač ispunjava i dostavlja Prijavnicu Organizatoru. Nakon zaprimanja Prijavnice sklapa se ugovor o sudjelovanju između Izlagača i Organizatora. Na temelju sklopljenog ugovora, Izlagaču se šalje Ponuda za sudjelovanje na sajmu. Poziciju izložbenog prostora izabire sam Izlagač, na temelju tlocrta dvorane s ucrtanim i numeriranim izložbenim prostorima. Zadnji rok za prijavu označen je na Prijavnici, koju zainteresirani Izlagač dobiva putem e-maila. Rok za narudžbu ostalih usluga naveden je u mailu koji svaki izlagač dobiva u trenutku prijave.
- Izložbeni prostor Uređeni izložbeni prostor je prostor s minimalnom opremom – tepihom, pregradnim stijenama (visine do 250 cm), odvojen prema susjednim izložbenim prostorima, i priključak za struju koji se koristi isključivo za prezentacije vlastitih proizvoda i usluga (TV, plazma, video, DVD), na koji može biti priključena najviše 1 rashladna vitrina. Izložbeni prostor je osvijetljen dovoljnom količinom reflektora. Neuređeni izložbeni prostor opremljen je tepihom i priključkom za struju. Izlagač po potrebi može naručiti i dodatni inventar (stolove, stolice, info-pultove, stalke, vješalice), što se dodatno naplaćuje po cijeni iz Kataloga dodatnog inventara. Narudžba dodatnog inventara upisuje se u Prijavnicu ili šalje pisanim putem Organizatoru ili organizacijskom partneru najkasnije 20 dana prije početka Sajma. Vanjski izložbeni prostor podrazumijeva izložbeni prostor koji se nalazi ispred glavnog ulaza u zatvoreni prostor Sajma, a koji je dostatno osvijetljen i namijenjen isključivo izlaganju automobila i drugih prijevoznih sredstava. Ako Izlagač koji se bavi drugom vrstom djelatnosti želi izlagati na vanjskom izložbenom prostoru, dužan se o detaljima dogovarati isključivo s Organizatorom Sajma.
- Cijene izložbenih prostora Cijene izložbenih prostora definirane su prema tematskim zonama sajma:
- Micro Mobility zona (uređeni štand) – 120 EUR / m² + PDV
- Tech & Innovation zona (uređeni štand) – 120 EUR / m² + PDV
- EV zona 1 i 2 (prostor) – 80 EUR / m² + PDV
- EV zona 3 (prostor) – 50 EUR / m² + PDV
- Uvjeti plaćanja Za naručene usluge Organizator će Izlagaču ispostaviti Ponudu. Izlagač po ponudi plaća 30% ukupnog iznosa zakupa prostora i naručenog inventara. Rok plaćanja je 8 dana od dana izdavanja Ponude (u tom roku Organizator je dužan sačuvati rezervirani izložbeni prostor, a nakon tog roka rezervacija se automatski stornira). Ostatak iznosa od 70% Izlagač je dužan platiti najkasnije 30 dana prije početka Sajma. Ako ne plati u ovom roku, neće moći izlagati. Po plaćenoj Ponudi Izlagač dobiva Račun za predujam. Ako je za vrijeme trajanja Sajma Izlagač od Organizatora naručio dodatne usluge, može to učiniti uz ispunjenje Prijavnice. Račun će mu biti ispostavljen neposredno nakon završetka Sajma, a Izlagač ga je dužan platiti u roku od 8 dana od datuma navedenog na Računu. Za svaki dan zakašnjenja kod plaćanja Računa, Organizator će zaračunati zakonsku zateznu kamatu. Ako Izlagač ima reklamaciju na dio Računa, nesporni dio dužan je platiti prema uvjetima Organizatora. Reklamacija na Račun dostavlja se Organizatoru najkasnije u roku od 5 dana od datuma izdavanja Računa i to u pisanom obliku. Naknadni prigovori neće se uvažiti.
- Otkazivanje sudjelovanja Ako Izlagač u pisanom obliku predloži Organizatoru povlačenje svoje Prijavnice najkasnije 30 dana prije početka Sajma i ako Organizator to prihvati, Izlagaču će se fakturirati samo 30% ugovorne vrijednosti. Ako Izlagač u pisanom obliku predloži Organizatoru povlačenje svoje Prijavnice najkasnije unutar 30 dana do 15 dana do početka Sajma i ako Organizator to prihvati, Izlagaču će se fakturirati 50% ugovorne vrijednosti. Otkazivanje sudjelovanja unutar 14 dana do početka Sajma Organizator ne može prihvatiti, pa će podnositelju Prijavnice fakturirati naručeni prostor i sve do tada izvršene usluge. Ako se iz razloga više sile vrijeme i prostor održavanja Sajma mora promijeniti do 15 dana prije održavanja sajma, Izlagačima će se vratiti 100% uplaćenog iznosa, a ako se sajam mora otkazati unutar 14 dana do dana održavanja, Izlagači će moći uplaćeni iznos iskoristiti na prvom sljedećem sajmu u organizaciji Organizatora. Prijava sudjelovanja vrijedi za novi termin. Izlagač u tom slučaju nema pravo otkazati ili postavljati druge zahtjeve niti tražiti naknadu štete od strane Organizatora.
- Posebne odredbe Odobrenje za obavljanje bilo kakvih marketinških i ostalih djelatnosti u prostoru održavanja Sajma, a izvan vlastitih izložbenih prostora Izlagača (uređenje štandova, ugostiteljstvo, prodaja, snimanje, javni nastupi i sl.) daje isključivo Organizator i to u pisanom obliku. Smatra se da je za primanje svih obavijesti i materijala od strane Organizatora ovlaštena osoba koja je zatečena na štandu Izlagača, predstavljena važećom akreditacijom sudionika Sajma. Ekonomsko-propagandne aktivnosti u prostoru Sajma mogu se organizirati isključivo u skladu s propisima Republike Hrvatske. Zabranjena je svaka aktivnost koja ometa druge Izlagače i posjetitelje. Izlagač je odgovoran za puštanje glazbe na izložbenom prostoru koja podliježe Zakonu o autorskim pravima, te Organizator ne preuzima materijalnu odgovornost za nastale obveze Izlagača. Konferencije za novinstvo u prostoru sajma EV Ecosystem Expo (EEE) saziva isključivo Organizator, a svako medijsko istupanje u organizaciji Izlagača, a vezano uz Sajam mora biti prijavljeno Organizatoru najkasnije 24 sata prije realizacije.
- Reklamni prostor Reklamni prostor podrazumijeva svaku površinu izvan izložbenog prostora, bez obzira na dimenziju, uz uvjet da ne smeta ostalim Izlagačima. Izlagač može koristiti reklamni prostor uz pismeno odobrenje Organizatora. Reklamni prostor naplaćuje se u skladu s važećim cjenikom Organizatora.
- Ostale tehničke informacije Sve priključke na elektro instalacijama obavlja isključivo Organizator. Upotreba električne energije veće od ugovorene (za izložbene prostore do 8 m² osiguran je priključak jačine 300W, a za izložbeni prostor veći od 10 m² 500W) naplaćuje se paušalno, prema broju i snazi trošila. Izlagač mora dopustiti prolaz instalacija potrebnih za tehničko i dekorativno uređenje paviljona ili izložbenog prostora drugog Izlagača. Radovi na uređenju izložbenog i reklamnog prostora moraju se dovršiti najkasnije 4 sata prije službenog otvorenja Sajma za posjetitelje. Reklamacije zbog eventualnih nedostataka izložbenog prostora moraju se prijaviti Organizatoru u pisanom obliku odmah nakon preuzimanja prostora od strane Izlagača, a najkasnije 4 sata prije otvorenja Sajma za posjetitelje. Naknadne reklamacije neće se uzeti u razmatranje. Izlagači su dužni pobrinuti se za vlastiti otpad na izložbenim prostorima i odnijeti ga na za to predviđena mjesta. Ukoliko to ne učine do trenutka raspremanja zadnji dan Sajma, Organizator će to učiniti o njihovom trošku.
- Ostale sajamske usluge Čuvanje i osiguranje – u cijenu m² izložbenog prostora uključena je usluga osnovnog noćnog čuvanja prostora izvan radnog vremena Sajma. Organizator ne odgovara za eventualnu štetu ukoliko Izlagač nije sam osigurao vlastiti izložbeni prostor. U slučaju nastanka štete (krađe, oštećenja i sl.), Izlagač je dužan istu prijaviti najbližoj policijskoj postaji u najkraćem roku.
- Završne odredbe Organizator će dostaviti link s Općim uvjetima izlaganja svakom Izlagaču, a oni čine sastavni i neodvojivi dio svake Prijavnice. Za svako nepoštivanje Općih uvjeta, Organizator ima pravo udaljiti Izlagača sa Sajma bez naknade štete. U slučaju spora nadležan je sud u Zagrebu.